Rechercher sur son ordinateur: Desktop search tools

Trouver quelque chose sur Internet sans utiliser les moteurs de recherche est particulièrement difficile, voire carrément impossible. Ces outils que nous utilisons quotidiennement nous permettent de trouver les informations que nous cherchons en utilisant des algorithmes très poussés. Grâce à ces outils, il y’a beaucoup de chances que le St Graal se trouve dans les premières pages de résultats (Ah si King Arthur avait connu Google !).
Le même problème se pose aujourd’hui sur les ordinateurs personnels. Notamment dans un milieu professionnel, on ne compte plus le nombre de serveurs de fichiers et le nombre de documents, notes, informations diverses qui circulent dans des documents aux formats divers (Word, Excel, Présentations, E-Mail, et maintenant Vidéo, musique…).

De par mon activité professionnelle, je suis amené à travailler sur différents projets, avec différents outils. Un client peut m’appeler sur mon téléphone et me poser une question technique dont je n’ai pas la réponse en tête. Il me faut donc appeler un collègue ou chercher dans ma documentation pour pouvoir donner une explication complète et surtout cohérente. La problématique étant sensiblement la même que sur Internet, on retrouvera les mêmes acteurs. Mais certains points, tels la protection des données ou la collaboration nécessitent une attention particulière.

Même si ce marché existe depuis les années 1980 (donc sous DOS, puisque Windows n’est apparu qu’en 1991) avec Lotus Magellan ou encore Altavista Discovery (1998, Source), il faut attendre les années 2000 pour que ce marché explose, le temps que la technologie soit indispensable ?

En 2004, Google étant (déja) un acteur majeur de la recherche sur Internet, et souhaitant vendre sa technologie aux entreprises, se lance dans la recherche sur le poste de travail.
Aujourd’hui, la plupart de ces outils proposent des fonctions sensiblement équivalentes, même si certains sont capables d’indexer plus rapidement, prennent en compte plus de types de fichiers… Il me semble que chaque utilisateur doit se faire sa propre idée en fonction de ses besoins. La clarté des interfaces me semblent un point important, mais surtout cet outil doit savoir rester en arrière-plan pour ne pas gêner l’utilisateur dans ses activités (le service d’indexation ne doit pas bloquer l’utilisateur au démarrage, ou lorsque celui-ci est en activité).

J’ai testé uniquement des versions gratuites, celles-ci couvrant largement mes besoins, même dans un environnement professionnel. Les versions payantes, dites ” entreprises ” permettent aux utilisateurs d’indexer des médias amovibles tels des DVD, clé USB, serveurs de fichiers…

La page suivante propose une comparaison de la plupart des outils:
http://www.goebelgroup.com/desktopmatrix.htm

Google Desktop

Google Desktop permet de faire des recherches sur Internet et en local. Il couvre une grande majorité des utilisateurs car il existe pour Windows, Mac et Linux, et des versions localisées existent.

Néanmoins, le poste de travail n’étant pas Internet, on ne peut pas appliquer exactement la même recette : impossible de lire les données de l’utilisateur afin de lui imposer des publicités ! Dans la version 2 de Google Desktop, certains experts de sécurité se sont inquiétés que l’outil sur le poste client renvoyait des informations vers les serveurs de Google. Naturellement ces données étant cryptées, impossible de savoir exactement ce qui était envoyé….
La même chose dans la version 3 bêta qui proposait une recherche croisée de fichiers sur plusieurs ordinateurs. Cette fonctionnalité nécessite une copie temporaire (30 jours tout de même) des fichiers sur les serveurs de la société. Bien sûr, il était possible de ne pas utiliser cette fonctionnalité mais il aurait fallu configurer finement le logiciel.
Aujourd’hui, Google se défend d’installer un spyware avec Google Desktop, mais je pense que, le mal étant fait, bon nombre de services informatiques ont rayé Google Desktop de leur liste de candidats. J’ai fait de même. D’après certains sites spécialisés, les dernières versions installent une multitude de gadgets (la météo, l’heure) qu’il faut désinstaller par la suite. Il semblerait qu’il soit possible d’ajouter des plug-ins mais que l’indexation soit particulièrement lente et que la qualité des recherches ne soit pas uniforme…

Yahoo Desktop Search

Yahoo Desktop Search semble ne plus exister depuis peu. L’utilisateur est renvoyé désormais sur l’outil X1 Business, un outil payant (50 USD) destiné clairement aux entreprises. La somme demandée n’est pas énorme, l’outil semble avoir de grandes qualités, mais je n’ai pas encore exploité toutes les fonctionnalités des concurrents gratuits, donc je n’ai pas encore testé cet outil.

Point noir : n’existe que pour Windows.

Windows Desktop Search

Microsoft équipant la grande majorité des ordinateurs, on pourrait penser que son moteur de recherche local s’intègre beaucoup mieux que ses concurrents dans le système d’exploitation.
De plus, la société proposant un moteur de recherche Internet, un système de portail d’entreprise Sharepoint Portal Server, un serveur de bases de données (SQL Server 2005 propose une fonction de recherche Full-Text), on pourrait attendre une véritable complémentarité.
J’utilise Windows Desktop Search depuis quelque mois, et je ne suis pas vraiment enthousiaste… L’outil accapare beaucoup de ressources au démarrage, l’indexation ne me semble pas particulièrement plus rapide que d’autres concurrents, et l’interface ne s’intègre pas du tout à Windows XP.
Néanmoins, cet outil propose deux avantages intéressants : il est possible de configurer (voire de programmer) des plug-ins, des interfaces supplémentaires pour implémenter de nouveaux types de fichiers et en programmant des raccourcis claviers, on peut utiliser la barre d’outils comme lanceur d’applications.
Ainsi en programmant la macro @gg,http://www.google.com/search?hl=fr&q=$w, on peut lancer une recherche avec la commande gg Arnest .
A noter également l’interface de visualisation intégrée qui permet de voir le contenu d’un fichier sans ouvrir l’application.

Point noir : n’existe que pour Windows.

Copernic Desktop Search

Copernic est une société très connue dans le monde de la recherche. L’interface de Copernic Desktop search est très claire et intuitive et surtout rapide ! les différents types de média (documents, images, emails, musique…) sont clairement identifiés par des icônes, la recherche au fur et à mesure de la saisie permet d’affiner les résultats. L’interface est rapide à charger, un module de visualisation intégrée existe comme pour Windows Desktop Search, mais au moins l’indexation ne monopolise pas les ressources de la machine. Enfin, point très agréable, il est possible de sélectionner les répertoires à indexer ou à ignorer.
Petit bémol, il n’existe pas (à ma connaissance) la possibilité de rajouter de nouveaux types de fichiers, c’est dommage car la gestion des fichiers contenus dans des archives (des fichiers zip ou rar par exemple) me semble peu efficace. Il est aussi impossible de lancer des applications à partir de la barre de recherche. A noter aussi que l’utilisation professionnelle de Copernic Desktop Search est soumise à une licence.

Point noir : n’existe que pour Windows.

Orance Desktop Search

Orance Desktop Search est un clone de Copernic Desktop Search : l’installation, les icônes, l’interface… Tout est identique à Copernic (mais aux couleurs d’Orange) ! Il ne s’agit donc que d’une version localisée en français qui intègre des boutons supplémentaires dans la barre d’outils (Actualités, Shopping….), renvoyant vers le site Internet d’Orange.

La page http://assistance.orange.fr/1318.php : indique les types de fichiers indexes.

Point noir : n’existe que pour Windows.

Exalead One Desktop (http://www.exalead.com/download/exaleadDesktop)

Exalead est un moteur de recherche français qui cherche à se différencier de Google en misant sur l’innovation.
Je n’ai pas vraiment testé cet outil, car la licence (disponible lors de l’installation, introuvable sur le site Internet) ne permet pas l’utilisation professionnelle de cet outil. L’interface est agréable, même si le nombre d’options est assez important. A noter des options de recherche intéressantes (recherche avancée proposant le multi langues, intégrant les résultats du Web et du PC, recherche élargie,…), la possibilité de filtrer les résultats par type de fichiers, langues… et que ce logiciel est capable d’indexer les emails de Lotus. Je trouve le temps de démarrage assez long. A essayer !

Point noir : n’existe que pour Windows.

Solutions intégrées au système d’exploitation

L’encombrement du marché de la recherche locale indique que les utilisateurs sont demandeurs de ce genre de technologie. Il n’est donc pas étonnant que les éditeurs de système d’exploitation intègrent ces outils. Ainsi Windows Vista et Mac OS X proposent une barre de recherche qui permet de lancer une application en tapant simplement son nom ou de rechercher un document en tapant un ou plusieurs mots qu’il contient.

Sous Linux

Le système Unix propose depuis plusieurs dizaines d’années des fonctions de recherche de fichiers (commande locate) et permet de lancer des applications grâce aux raccourcis. Mais à ma connaissance, aucun outil n’existe en standard permettant d’indexer le contenu des fichiers, notamment binaires (par exemple des textes avec mise en forme).

Le principal outil est Beaggle de Novell. Cet outil, assez abouti utilise les technologies Gnome, et donc ne s’intégrera pas vraiment dans un environnement KDE ou autre. Il faudrait noter également l’outil Kat de la société Mandriva, mais ce projet a été abandonné avec la sortie de Mandriva 2007.
La version actuelle du projet KDE, KDE 4, intègre désormais une technologie d’indexation de fichiers et un lanceur d’applications comme dans Windows Vista.

Journal de LinuxFR sur Beaggle (http://linuxfr.org/2005/09/16/19583.html)

Point noir : n’existe que pour Linux. A noter que KDE 4 vise à fonctionner sur Windows.

Conclusion

Il existe bon nombre d’outils dans le marché de la recherche locale, et on ne peut pas vraiment les distinguer sur leurs caractéristiques : certains indexent peut-être plus rapidement que d’autres, analysent tel ou tel format (tel les mails de Thunderbird). J’espère que la lecture de cet article vous a permis de distinguer les points qui vous feront choisir tel logiciel ou tel autre.
Personnellement, mon seul choix se limite à Windows Desktop Search qui permet d’utiliser cet outil dans un environnement professionnel. Copernic est un excellent choix pour un utilisateur personnel, et Exalead pourrait être un concurrent sérieux grâce aux nombreuses options qu’il propose ; mais je reste sceptique qu’un utilisateur personnel utilise de telles fonctions avancées.

Littérature:

• Abondance
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Tags : desktop search, productivite, Recherche, search